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某國際工程公司的智能檔案建設案例


某綜合性國際工程公司ZY是國資委直屬上市央企控股子公司,是集工程咨詢、工程設計、技術研發、裝備制造、工程總承包和項目管理為一體的綜合性國際工程公司。

作為工程設計類企業,ZY具有典型的知識密集型特性,無論是在日常工作中還是在項目過程中,都有大量的資料產生,這也就對“如何科學有效管理、安全控制、綜合應用檔案與知識,積累傳承經驗”,提出了更高的要求。

然而此時,ZY公司原有的文件、檔案管理模式,已難以應對日趨嚴謹的管理制度和復雜業務應用需求,急需一套符合業務需求的電子檔案管理平臺,解決當前文件檔案管理覆蓋面和管理成本難度之間的瓶頸。

經過多方對比,ZY公司最終選擇與鴻翼合作,攜手共建智能檔案系統。基于核心產品edoc2易道、智能產品InWise易慧、快速構建引擎eform,鴻翼為ZY公司完成了統一數據平臺建設,并可作為企業基礎IT架構,實現可持續發展,滿足非結構化數據管控需求。

統一的檔案應用門戶
檔案信息動態,方便開展工作和使用檔案
在全球地圖上展示項目,實現檔案的可視化展現,方便管理和使用

便捷的圖紙檔案收集

方式一:通過抓取套件自動獲取
MFP Capture是edoc2 文檔抓取套件,可從指定文件目錄獲取文件,根據設定規則自動創建多級存儲目錄和文件名稱(可用于紙質檔案掃描后的采集處理)。

方式二:通過本地同步盤自動同步
通過本地同步盤,設置同步策略和位置等,動態抓取指定目錄文件,如:文件新建、更新后都可進行同步(可用于員工本地圖紙新建或更新的自動抓取處理)

方式三:批量導入
提供檔案或數據批量導入功能,可批量導入檔案資料,更加方便地錄入檔案資料

方式四:手工錄入檔案
提供檔案基礎信息采集和檔案文件提交應用,各檔案人員根據各自崗位要求,創建檔案,創建后的文件進入待歸檔目錄

檔案驗收
借助流程審批功能,線上審批歸檔文件,確認文件的完整性和一致性,保證歸檔流程的規范、高效

檔案預立卷
未立卷:提供未立卷檔案列表,可選擇檔案進行立卷或移交至已有卷,立卷完成后可自動進入已立卷狀態
已立卷:可對已立卷案卷進行拆卷、遷移和案卷移除。立卷完成后,可在檔案管理模塊進行檔案驗收、整編、歸檔、上架、入庫等操作

檔案整編、著錄
對于預歸檔的檔案資料,管理員可查看、整編檔案,完善檔案信息資料,最終確認檔案資料的準確性和完整性。支持套打檔案著錄封面等,可直接在系統中打印

檔案入庫、上架
整編、著錄完成后的檔案,可進行檔案的入庫和上架操作,完成電子檔案和紙質檔案的關聯管理

檔案鑒定銷毀
提供檔案鑒定銷毀管理流程,從而保證鑒定銷毀工作的規范。在檔案鑒定銷毀模塊下,可查看檔案內容,并選擇檔案發起審批流程

統計分析
根據ZY公司的實際需求進行個性化配置和開發,基于自然語義分析引擎,智能分析圖紙的利用、復用的記錄和頻率

ZY公司智慧檔案系統從全局出發,應用范圍涵蓋了包括公司總部各職能部門、各研究院所、子公司、分公司及其他相關部門,滿足兩千余人的使用需求。

員工借閱檔案
提供借閱車、借閱申請、借閱歸還等功能。查找檔案后,可將待借閱檔案直接添加在借閱車內,后續統一或單個發起借閱申請。在“我的借閱”中可查看個人的借閱情況
遺失申請:當借閱的檔案遺失時,使用此功能發起遺失申請流程
反饋利用效果:辦理借閱歸還時,必須填寫利用效果,才能歸還

借閱管理
針對檔案管理人員,可在檔案借閱功能中進行借閱的管理工作,如:催還、生成借閱卡片、查看借閱情況等。


檔案檢索
提供了快速檔案查找、多維度查詢等功能,并可方便地在檔案檢索頁面開展移交、借閱、變更、鑒定銷毀等工作

在線預覽
基于ECM平臺的強大功能,實現對各類格式文檔的在線預覽,如:office文檔、PDF文檔、TIFF文檔、音視頻文檔、圖紙文檔等



曬圖、出版
提供圖紙復用功能,業務人員可在系統中選擇復用圖紙,并根據需要發起復用流程,審批通過后可進行后續操作,如:圖紙的下載、打印白圖、出版等操作。支持調曬清單處理,能夠將審批通過的清單導入系統,由系統根據清單的圖紙唯一編號進行自動的匹配,并能夠自動調取對應的文件

借助智能技術,進一步提升員工檔案使用體驗和工作效率。從單純的檔案存儲、管理轉變為檔案價值挖掘、公司知識沉淀。

檔案自動分類
通過標簽信息根據檔案業務特性構建檔案分類模型。通過人工干預提供高精確度的檔案資料自動分類和標簽服務,無需手工對海量檔案進行基礎維護

檔案智能檢索
基于檔案知識模型信息,可實現檔案檢索的智能化處理,突破傳統檔案基于關鍵字的檢索方式,如:檢索時,除提供關鍵字內容外,同時會提供關鍵字關聯內容推薦。基于用戶行為習慣,可實現用戶常用資料內容的推薦和關聯檢索,優化用戶體驗

檔案智能聚類
基于檔案智能處理技術,實現對檔案的自動聚類分析,如:按項目、按地區、按圖紙類型等,根據不同的維度,實現檔案資料的自動聚類,從而實現更加智能的管理和應用,無需手工處理,完成智能化處理

個性化信息及知識服務
基于自然語義分析以及用戶行為分析體系,實現對用戶的個性化信息服務,如:訂閱、推送等

借助新的系統,提高員工的個人工作管理能力,加強企業各類檔案的安全管控、知識產權保護與積累,提升同業競爭優勢。

統一存儲
滿足了ZY公司在統一平臺存儲資料的需求,實現文檔全生命周期管理、規范化管控

信息安全
滿足了ZY公司對信息安全的要求,通過權限控制及加密,管控文檔應用過程安全

靈活可擴展
具有靈活可擴展的部署架構,支持存儲的動態管理,滿足公司不斷發展的應用需求,并能充分利用現有資源,對接現有存儲設備

數字化管理
提供完善的檔案采集、管理、應用體系,實現對檔案數字化管理

智能化管理
從提升檔案應用價值的角度出發,實現檔案智能化管理

易維護、可擴展
具有良好的可配置功能,實現可視化的系統維護和管理
提供標準化、規范化的擴展接口,與其他系統整合,保證系統的可持續擴展