某国际工程公司的智能档案建设案例_签约新闻 - 鸿翼股份

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某国际工程公司的智能档案建设案例


某综合性国际工程公司ZY是国资委直属上市央企控股子公司,是集工程咨询、工程设计、技术研发、装备制造、工程总承包和项目管理为一体的综合性国际工程公司。

作为工程设计类企业,ZY具有典型的知识密集型特性,无论是在日常工作中还是在项目过程中,都有大量的资料产生,这也就对“如何科学有效管理、安全控制、综合应用档案与知识,积累传承经验”,提出了更高的要求。

然而此时,ZY公司原有的文件、档案管理模式,已难以应对日趋严谨的管理制度和复杂业务应用需求,急需一套符合业务需求的电子档案管理平台,解决当前文件档案管理覆盖面和管理成本难度之间的瓶颈。

经过多方对比,ZY公司最终选择与鸿翼合作,携手共建智能档案系统。基于核心产品edoc2易道、智能产品InWise易慧、快速构建引擎eform,鸿翼为ZY公司完成了统一数据平台建设,并可作为企业基础IT架构,实现可持续发展,满足非结构化数据管控需求。

统一的档案应用门户
档案信息动态,方便开展工作和使用档案
在全球地图上展示项目,实现档案的可视化展现,方便管理和使用

便捷的图纸档案收集

方式一:通过抓取套件自动获取
MFP Capture是edoc2 文档抓取套件,可从指定文件目录获取文件,根据设定规则自动创建多级存储目录和文件名称(可用于纸质档案扫描后的采集处理)。

方式二:通过本地同步盘自动同步
通过本地同步盘,设置同步策略和位置等,动态抓取指定目录文件,如:文件新建、更新后都可进行同步(可用于员工本地图纸新建或更新的自动抓取处理)

方式三:批量导入
提供档案或数据批量导入功能,可批量导入档案资料,更加方便地录入档案资料

方式四:手工录入档案
提供档案基础信息采集和档案文件提交应用,各档案人员根据各自岗位要求,创建档案,创建后的文件进入待归档目录

档案验收
借助流程审批功能,线上审批归档文件,确认文件的完整性和一致性,保证归档流程的规范、高效

档案预立卷
未立卷:提供未立卷档案列表,可选择档案进行立卷或移交至已有卷,立卷完成后可自动进入已立卷状态
已立卷:可对已立卷案卷进行拆卷、迁移和案卷移除。立卷完成后,可在档案管理模块进行档案验收、整编、归档、上架、入库等操作

档案整编、著录
对于预归档的档案资料,管理员可查看、整编档案,完善档案信息资料,最终确认档案资料的准确性和完整性。支持套打档案著录封面等,可直接在系统中打印

档案入库、上架
整编、著录完成后的档案,可进行档案的入库和上架操作,完成电子档案和纸质档案的关联管理

档案鉴定销毁
提供档案鉴定销毁管理流程,从而保证鉴定销毁工作的规范。在档案鉴定销毁模块下,可查看档案内容,并选择档案发起审批流程

统计分析
根据ZY公司的实际需求进行个性化配置和开发,基于自然语义分析引擎,智能分析图纸的利用、复用的记录和频率

ZY公司智慧档案系统从全局出发,应用范围涵盖了包括公司总部各职能部门、各研究院所、子公司、分公司及其他相关部门,满足两千余人的使用需求。

员工借阅档案
提供借阅车、借阅申请、借阅归还等功能。查找档案后,可将待借阅档案直接添加在借阅车内,后续统一或单个发起借阅申请。在“我的借阅”中可查看个人的借阅情况
遗失申请:当借阅的档案遗失时,使用此功能发起遗失申请流程
反馈利用效果:办理借阅归还时,必须填写利用效果,才能归还

借阅管理
针对档案管理人员,可在档案借阅功能中进行借阅的管理工作,如:催还、生成借阅卡片、查看借阅情况等。


档案检索
提供了快速档案查找、多维度查询等功能,并可方便地在档案检索页面开展移交、借阅、变更、鉴定销毁等工作

在线预览
基于ECM平台的强大功能,实现对各类格式文档的在线预览,如:office文档、PDF文档、TIFF文档、音视频文档、图纸文档等



晒图、出版
提供图纸复用功能,业务人员可在系统中选择复用图纸,并根据需要发起复用流程,审批通过后可进行后续操作,如:图纸的下载、打印白图、出版等操作。支持调晒清单处理,能够将审批通过的清单导入系统,由系统根据清单的图纸唯一编号进行自动的匹配,并能够自动调取对应的文件

借助智能技术,进一步提升员工档案使用体验和工作效率。从单纯的档案存储、管理转变为档案价值挖掘、公司知识沉淀。

档案自动分类
通过标签信息根据档案业务特性构建档案分类模型。通过人工干预提供高精确度的档案资料自动分类和标签服务,无需手工对海量档案进行基础维护

档案智能检索
基于档案知识模型信息,可实现档案检索的智能化处理,突破传统档案基于关键字的检索方式,如:检索时,除提供关键字内容外,同时会提供关键字关联内容推荐。基于用户行为习惯,可实现用户常用资料内容的推荐和关联检索,优化用户体验

档案智能聚类
基于档案智能处理技术,实现对档案的自动聚类分析,如:按项目、按地区、按图纸类型等,根据不同的维度,实现档案资料的自动聚类,从而实现更加智能的管理和应用,无需手工处理,完成智能化处理

个性化信息及知识服务
基于自然语义分析以及用户行为分析体系,实现对用户的个性化信息服务,如:订阅、推送等

借助新的系统,提高员工的个人工作管理能力,加强企业各类档案的安全管控、知识产权保护与积累,提升同业竞争优势。

统一存储
满足了ZY公司在统一平台存储资料的需求,实现文档全生命周期管理、规范化管控

信息安全
满足了ZY公司对信息安全的要求,通过权限控制及加密,管控文档应用过程安全

灵活可扩展
具有灵活可扩展的部署架构,支持存储的动态管理,满足公司不断发展的应用需求,并能充分利用现有资源,对接现有存储设备

数字化管理
提供完善的档案采集、管理、应用体系,实现对档案数字化管理

智能化管理
从提升档案应用价值的角度出发,实现档案智能化管理

易维护、可扩展
具有良好的可配置功能,实现可视化的系统维护和管理
提供标准化、规范化的扩展接口,与其他系统整合,保证系统的可持续扩展


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