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從文件協同到內容驅動業務:不斷進化的企業內容管理需求與隨遇而安的產品滯后


?摘要

數字化轉型大勢不可逆轉,就在幾天前的7月14日,國家十三部門聯合發文要“加快推進產業數字化轉型”。而數字化轉型的實質就是把企業數據存起來、管起來、用起來,一個專業領域的詞匯表達叫做:ECM(Enterprise Content Management)企業內容管理——一種戰略和方法幫助企業獲取、管理、存儲、保護、利用與企業組織流程相關的數據。

ECM企業內容管理到底是在管什么?

從字面上看ECM管理的是企業內的數據,那數據在企業內到底是以怎樣的形式存在呢?其實如果把這些數據簡單分類的話,可以分為兩類:結構化數據和非結構化數據。前者指的是存儲在數據庫里,可以用二維結構邏輯表來實現的數據,主要分布在如ERP、CRM、財務系統等各大應用系統中,數量大概占企業總數據量的20%左右。非結構化數據指的是不方便用數據庫二維邏輯表來表現的數據,包括所有格式的辦公文檔、文本、圖片、標準通用標記語言下的子集XML、HTML、各類報表、圖像和音頻/視頻、AutoCAD工程圖文檔信息等,這個大概占企業總數據量的80%。

知道了ECM是在管理企業的一系列數據,那么它又是如何管理呢?

其實,隨著經濟和技術的發展,企業對內容管理的需求不斷提出新的要求,ECM的形式、邊界甚至概念本身也在隨之發生了一系列的變化。

在PC出現以前,企業內容大多存在于紙面上,或者以隱性資源的形式存在于人的大腦中,這個可以不算在討論的范疇之內。20世紀90年代,算是企業數字化管理的起始階段,企業文檔、圖書館、檔案館等紙質文檔向數字化文檔轉型。

2000年左右,互聯網呈爆炸式發展,促進了網頁內容管理的成熟。2005年左右,企業開始有意識的使用數字化內容改善企業業務處理流程,節省企業成本和提升員工工作效率。

2010年以后,云計算、物聯網、移動互聯網、大數據和后來的人工智能等新技術的出現和發展,企業“內容”本身發生了很大的變化,企業內容管理也隨之更多的呈現出一種平臺化,系統化,以及與企業業務深度融合的態勢。

全球領先的IT咨詢公司Gartner在2016年-2019年先后修正了ECM(企業內容管理)的定義,認為ECM(企業內容管理)是一種服務平臺,而基本架構應該有一個底層的服務平臺,通過API接口服務組織內不同區域的分支機構和各種應用場景。


Gartner 內容服務框架

進一步理解:ECM企業內容管理已經是一種體系化的工程,本質在于提供內容服務,以內容服務平臺為基礎,通過與行業業務的深度融合,滿足協作、應用、安全、管理、治理、合規、業務、智能和大數據等各種應用場景,同時還可以通過調用第三方應用服務、組件和工具,滿足動態化、定制化的業務需求,形成上下游生態。

 

進入DB階段的市場需求,滯后的產品如何滿足?
 
 
 

可以看出,不管是從市場的真實需求出發,還是洞察行業發展的咨詢機構,ECM呈現出的一個共同趨勢就是:企業數字化轉型的路徑需求已經從初級的文件協作進化到更為復雜的以內容驅動業務上,Gartner將其定義為DB(Digital Business)階段。

但一個真實的現狀:國內在談到企業內容管理時,還習慣于將其簡單稱為“文檔管理”行業,產品也無外乎三類:網盤類存儲型產品;簡單的文檔協作軟件以及和其他OA、CRM系統對接的協作型產品;傳統的知識管理、檔案管理軟件等文檔類產品。不但在實現的功能上比較單一,缺乏ECM的基礎以及對整個企業業務的系統性對接的平臺能力(PBC)。

曾經有需求方表示:公司就需要一個網盤產品,但到了跟服務方深度溝通時才發現,他需要解決的問題包括:公司資料沒有統一的存儲路徑;人員流動造成企業數據流失;缺乏安全機制,造成數據外泄;沒有信息資源的統一規劃、業務集成復雜造成多個信息孤島等等一系列問題。而這些遠遠不是一個網盤可以解決的,需要的是一個擁有核心的底層平臺,來提供支撐公司多個業務體系的企業級需求。

當然,充分滿足業務需求也并非終點,而再一步,隨著管理水平的提升,內容反過來可以驅動企業業務創新。以引擎平臺為核心的管理體系保證了移動端及PC端應用統一管理、運維及開發平臺,幫助實現企業IT基礎架構的規范化和提升。通過業務和文檔數據的聯通,并基于門戶進行業務系統的組織和呈現,提升業務系統的操控性和流轉效率。從技術層面可對接企業現有系統,打通數據;業務層面可保證企業信息化持續健康發展,快速滿足業務變化需求。提供企業統一的數據管理、協作、保護、呈現及大數據分析能力,讓“數據價值”真正得以發揮,而這才是我們一直所希望看到的真正的企業數字化轉型。

我們可以拿一個工作場景——現代工程設計行業的實際需求來看一下,體系化的企業內容管理需要以工程圖檔的管理、使用為核心,把任務、表單、計劃作為驅動,實現以非結構化數據為主的企業數據從采集、存儲、保護、管理到歸檔、交換全過程的內容協同和管理,以提交/分發為對外交互的方式,通過統一的文檔存儲庫和項目協作空間來協調多個項目、多個專業人員之間的協作,并通過對多項目多專業的工程管理,實現對企業內容的多維度展現,而統一業務權限、統一版次管理、統一共享安全、統一存儲安全也保證了全體系的數據安全。

以上案例來源于多年一直緊隨客戶需求,并打造了較為完整的企業內容管理體系的鴻翼,鴻翼通過梳理將ECM(企業內容管理)按照其技術和產品的發展成熟度分為了四個關鍵階段。


資料來源:鴻翼

第一階段可以稱為內容協作(CCP)階段,此階段文件呈離散型存儲在用戶的電腦上,僅能完成文件之間的協作,不能與企業業務融合,但此種形態承載了企業80%以上的離散文件,可以概括為離散文件的協作管理階段。企業網盤類產品即歸入這一類。

第二階段可以稱為內容服務(CSP)階段,企業數據以業務系統文件(比如SAP里票據影像),體系文件(比如SOP作業標準文檔)等形式存在,通過內容元數據進行網狀式廣泛關聯,數據來源于業務,又輸出服務于業務。這是企業數據從文件到內容的一個過渡階段,數據經匯聚、整理、處理后,以全內容服務形式開放,構建起一個統一的企業的非結構化企業管理平臺。代表性產品例如ECM文檔云、ECM內容中臺,SDMS涉密電子文檔安全管理等。

第三階段稱為數字業務(CSA),在這個階段,行業數據經過不同維度的整理、提煉,圍繞業務的垂直領域性、體系性,進行立體式關聯與聚合,形成行業性的知識體系,基于低代碼平臺,對企業迅速應對市場變化和進行業務創新進行支持。產品包括文檔檔案一體化、IOS體系文件管理、知識管理等。

最高階段為人工智能(AI)階段,這是一個通過深度學習,自然語言處理(NLP)、知識圖譜等技術對海量數據進行深度整理的階段,是一種立足于業務場景上內容智能,為企業提供降本增效、輔助決策的作用。

總體來說,這四個階段是企業數據從內容向知識到智能化的全面提升的過程,安全性能也隨著階段的發展,逐步增高。

Gartner知名分析師Michael Woodbridge在調研國內ECM市場時,認真分析了鴻翼的產品成熟度路線圖后認為:這樣的劃分與他們在市場調研的需求高度一致,而CSP和CSA兩大塊中列舉的產品正是Gartner所認為的企業數字轉型的Digital Business階段的產品形態。這一對比也證明:在被認為落伍于國際的中國ECM市場,同樣有著與國際領先水平持平的中國企業和產品。

但相較于國外成熟完善的ECM市場,整個中國市場確實還處于比較初級的階段,很多產品不成熟,甚至對于概念本身業界還存在著模糊地帶。而到了具體的產品形態,企業局限于現有的產品能夠帶來比較可觀的受益,而不去關注市場需求的發展,這不利于一個成熟市場的形成。行業發展需要資金、需要人才、需要創新、需要耐心,也需要不時總結瞭望,去真正的挖掘需求,快速成長。

 

總結

起源于上世紀90年代中期的ECM企業內容管理,無疑已成為企業撬動非結構化數據有效應用的重要支點和實現數字化轉型的核心引擎。但與國際主流廠商相比,國內ECM企業內容管理行業相對不夠成熟,這種不成熟不僅體現在我們通常認為的服務主體范圍集中度較高,價格敏感性較大,品牌優勢不明顯這些方面,還有一個重要的問題就是對于整個行業對于ECM的發展缺乏清晰的認識,服務商產品缺乏系統性,也導致用戶需求描述不清,無形中延緩了行業發展的步驟。伴隨數字化轉型的浪潮,企業對ECM企業內容管理需求激增,處于爆發邊緣的市場需要我們更用心,攜手打造健康的行業生態。

作者簡介

羅永秀,中國ECM企業內容管理資深專家。專注于ECM,推動相關技術的演進和產業化應用,作為總的技術負責人,他主導參與了數百個國家大數據項目,用系統全面的ECM解決方案服務招商銀行、上海大眾、揚子江藥業等逾3000家企業。還參與了工信部《DCMM數據能力成熟度模型》國家標準建設。



 

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