客戶需求

管理成本增加

ISO質量體系對ISO文件管理的要求,需要有專門的部門和人員管理,其他部門協同參與,涉及面廣。伴隨著企業發展、更多體系的建立及傳統管理方式的不可復制性,導致管理難度越來越大,投入的人力、物力不斷增加,隱性管理成本也在飛速攀升

紙質文件浪費量大,版本多、管理混亂

  • 由于質量部不清楚產品流程,對文件份數的控制不夠全面,造成頻繁大量申請文件的情況
  • 部分文件制作部門同時也是接收部門,造成反復復印、發放,浪費資源

ISO文件的安全受控

  • 缺乏文件的安全控制,特別是核心機密文件的安全管控、防泄漏
  • 缺乏外來文件/客戶敏感文件的有效管控

ISO文件管理要求難以貫徹執行

ISO文件管理要求的貫徹執行,需要有專門的部門和人員,通過一些有效而便捷的方法,不間斷跟蹤、調整,從而使各種ISO文件在實際執行中,利于各部門人員的運用,并且在實踐中不斷修正,使之更利于操作

管理規范與效率問題

質量部對文件的輕重緩急程度不清楚,當遇到大量文件發放時,相對較急的文件存在不能及時發放的問題

沒有培訓管理體系

目前企業的ISO文件培訓,都是下發文件給各部門讓各部門自行培訓。由于缺乏有效的培訓工具,培訓往往是形式主義,沒有做到培訓前制定計劃、培訓后做好總結并保留所有的培訓記錄的完善培訓體系

風險控制與追溯

  • 對于ISO文件沒有進行風險控制與追溯,質量部常常打印大量的文件分發下去,而在時效期過后,由于回收難卻沒有完全回收,往往造成生產部門在使用過期的文件
  • ISO文件常常是經過人工流程進行變更,使用周期較長之后不能追溯ISO文件版本和修改記錄,為以后質量問題的追溯造成極大的不便
  • 培訓混亂給ISO管理和生產帶來了極大的風險
  • 缺乏完善的流程監控機制,目前ISO文件管理流程是編制-標準化(排版)-審核-批準-發放(部門蓋章)-回收-作廢。但由于是純人工作業,因此沒有專人對整個流程過程進行監控

使用、保管的效率

文件發放量較大、較急時,質量部不能及時進行文件回收,只能要求接收部門自行回收、更新。當接收部門沒有及時回收、更新,且不能有效的跟蹤時,將造成新舊版文件同時存在,有用錯文件的風險

解決方案

所有的ISO文件將通過鴻翼系統實現全生命周期的嚴格管控,包括文件的創建、審核、培訓、發布簽收、執行修訂、歸檔、回收廢止

創建
審核
培訓
發布簽收
執行/修訂
歸檔
回歸/廢止

創建

多樣化的ISO文件創建方式,使ISO文件獲取更方便、更快捷。支持web端網頁ISO文件的上傳、客戶端client的上傳、Office辦公軟件內部插件Office-add-in的上傳、已有標準模板的上傳、掃描儀自動獲取的上傳。

支持成套文件的創建,成套文件里包含主文件和相關聯的附件。對成套文件的編輯,如標題名稱,可以實現主文件到關聯文件的批量處理。

審核

传统足彩 ISO文件發起后,如需要通過審核,綁定相應流程后自動轉入審核階段,并有消息提醒相關審核部門及時辦理。支持靈活可自定義設置的審核表單頁面和審核流程。審批過程中,如果需要修改,系統支持備注說明退回到編制者重新編制。審核流程可以按照企業組織架構和人事職責復雜程度進行流程的自定義靈活設置,支持電子簽章,同時支持支持串簽、會簽、并簽等多種設計模式和流程導入導出。

前端需要充分考慮到用戶操作便利性,按照流程的狀態和功能進行劃分,劃分的模塊有流程申請、我的待辦、我的已辦、已歸檔、我的申請、自定義分組、流程指派、流程撤銷。

传统足彩 后臺需要完善安全的Manager流程監控管理端,后臺可監控所有運行中、已完成和發生異常的流程實例,可查看流程狀態、流程變量和詳細流程信息。

培訓

培訓是我們ISO質量管理體系一個重要的環節,所有新文件必須在執行之日前進行培訓并記錄。文件的使用者和相關人員必須要經過相關培訓,所有培訓必須要有相關記錄比如培訓簽到表等。

對于需要進行培訓的ISO文件,會自動進入待培訓列表,ISO管理員可以在待培訓列表中添加和修改待培訓人員列表和做培訓的系統記錄。

提供企業電源全方位的培訓計劃和考試題庫,支持崗位培訓、職責培訓及多維度的培訓管理,員工可以在系統里進行考試和評分。

已經全部培訓完成的文件可以在已培訓文件列表中查看,并且可以查看到具體的培訓記錄。

發布簽收

對于審批完成的ISO文件是需要分發給相關人員的,系統通過郵件和系統消息推送給相關人員,相關人員預覽文件后系統自動發送“簽收回執”,當所有相關人員簽收完后該ISO文件變成已簽收狀態。

發布和簽收需要保證ISO文件和消息傳達的及時性、完整性,同時支持電子文件和紙質文件的發布和簽收。

執行/修訂

文件的有效執行是最重要的環節,文檔管理人員定期對文件進行復核,定期向使用部門提供現行文件清單。

原則上ISO文件不能修改,對現行的管理標準:未經變更控制,不得隨意改動文字內容;如果需要修改必須經過嚴格的審批并應由責任人簽字,并注明原因和日期。

传统足彩 ISO文件修改很多時候是對它成套文件的修改,包含他的主文件和附件、關聯文件。系統支持對成套文件的單個文件修訂,并支持版本控制,而舊版文件也將自動進行轉移及重新命名歸檔。

歸檔

所有ISO文件需要歸檔保存,所有的現行文件原件或樣本均存檔于質量管理部門,所有的過時文件也需要保留一份在質量管理部門。

ISO文件一般都是有有效期的,各種歸檔文件都應該建立臺帳以便查找調用。

回收/廢止

傳統的ISO管理在舊版文件更新后回收難并且周期長。為解決這一問題,系統支持按客戶的需求可以對已分發的文件進行回收,可以根據條件設置自動廢止或手動廢止,比如說文件使用期限到了自動回收廢止。文件到期后自動發送提醒,用戶還可以按照自己的需要手動延長文件的使用期限。

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